專案管理資訊系統
Professional Management Information System ( PMIS )
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建築部 經 理 |
戴期甦 |
建築部 工程師 |
彭子斌 |
摘 要
在短短的十年間，電腦網路從實驗室的發明普及到一般大眾，期間更出現了許多打破傳統的應用方式，而資訊溝通傳遞也拜網路之賜，將時間與空間的限制降到最低。因此從種種跡象顯示，網際網路將扮演誘發下一波工業革命的觸媒角色。然而企業既置身e世代，企業內與企業間作業流程的有效e化與整合自然成為提昇企業經營績效的關鍵。
PMIS專案管理資訊系統主要是針對工程專業營建管理技術服務計畫(PCM專案)，在規劃設計與施工階段之資料管理，開發一套架構於網際網路上(Web-Solution)之專案管理資訊系統(PMIS)平台，並導入供應鏈體系(Supply Chain)概念，輔助專案各參與單位進行工程管理之用。本系統主要係透過訪談與報表收集，探討工程規劃設計與施工管理特性、範圍、作業流程與資料管理內容，確認工程專案管理資訊流程間之整合介面，並利用結構化之分析方法，開發建置完成。系統涵蓋專案管理作業所需之功能模組，包括：專案基本設定、最新資訊提報、工程簡報、會議管理、文件往來、契約管理、圖說管理、進度管理、預算管理、品質管理、送審文件管理、日報管理、估驗計價管理等十三個模組。
系統研發獲致效益如下：(1)提供專案管理者及各參與單位（業主/設計/監造/承商）間一資訊溝通平台，提昇專案管理效率。(2)以系統化方式進行資訊傳遞、存取及彙整計算，可提高資訊運用效率，節省管理人力。(3)解決傳統管理資料重覆輸入問題，確保資料正確性。(4)整體系統均建構於網際網路上，提供分散各處的使用者立即反映資料及相關分析結果，突破目前Client-Server架構之工程管理軟體限時限地的缺點。(5)提昇企業在電子化營建管理之技術發展能力，形成相對競爭優勢，為未來e世紀電子化預作準備。
一、研發動機與建置過程
隨著工程興建規模日趨龐大，專業分工已是必然趨勢，然而在過度分工又缺乏有效管控計畫的情形下，常造成繁複之工程介面無法有效整合，並導致營建工程施工品質低落及施工進度延遲等缺失。因此，如何以資訊傳遞之觀點著手，研擬有效工程資訊的再利用，並建立適切之工程管理及專案各單位資訊溝通平台，已逐漸成為考量各工程介面整合作業時不容忽視的重要課題。
再者，由於國內工程日漸龐大，相關工程資訊之處理程序也漸趨繁雜，造成工程資訊之傳遞效果不彰，而增添營建管理電腦化推行之阻力。就傳統之工程資訊處理模式而言，由於相關表報之資訊重覆過多，工程管理者必需重覆輸入相同的工程資料，而造成人力、時間之浪費。
但是目前業界在開發有關工程管理電腦系統時，多依照作業所需之「功能需求」來進行單一系統開發，例如整合排程、資源拉平、成本管制、工程估算、物料管理、日報表管理等軟體；但是由於以上開發軟體多未以共同資料庫交換架構為基礎進行發展，致使在強調軟體功能專業化的同時，卻引發更多介面轉換的問題，最後易因各專案管理方式不同，導致適用性之困擾。
因此，如何整體規劃工程資訊互通傳遞模式，以增加管理效率，亦為在擬訂發展工程管理系統時所應考量的重點項目之一。
有鑑於此，本工程司建築部以專案開發方式，發展出一套「PMIS專案管理資訊系統」，以因應專業營建管理技術服務計畫之實際需求，進而期望提昇工程資料管理之效能。
PMIS專案管理資訊系統於建置開發時，乃以「忠勇分案」工程專業營建管理計畫為例，針對工程管理資料內容及需求，藉由結構化分析及資料流程圖之發展，進而建構工程資料整合架構，並據此發展出工程管理之各功能模組。同時經由各模組標準作業流程之確認，可釐清各模組間之資料傳遞介面，避免不必要之資料重覆輸入，以提昇工程資料管理之效能。
本系統之開發過程共分兩階段依序執行。第一階段著重於系統管理者使用需求之確認，以及系統架構、系統基本功能之建立，以求系統能夠在最符合實用情形下進行開發工作。第二階段計畫則是針對已建置系統之實測回饋需求進行修正，並考慮系統適用性，適度擴增模組功能，以求得系統之完整性及實用性。
二、研發目的
目前本系統已陸續提供本工程司建築部八個技術服務專案，包含台北市忠勇分案、南投縣警察局辦公大樓、台北縣信義新村、台南縣精忠二村、高雄縣勵志新村、台南市志開新村、桃園埔心營區及竹南國家衛生研究院建院工程等專案上線實作，系統應用效益亦如預期逐步擴展中。
為解決目前的工程管理問題，本系統研發之目的設定如下：
1.透過訪談與報表收集，探討專業營建管理特性、範圍、作業流程與資料管理內容，確認營建管理資訊流程間之整合介面。
2.建立工程管理電腦化系統之標準作業流程，並釐定流程中之管理作業項目及其內容。
3.確立工程各管理作業模組之功能、輸入／輸出資料及連結關係，釐清資料傳遞介面，以解決各模組間資料傳遞之整合問題。
4.建構整合性專案管理資訊系統，輔助工程管理者進行日常之表報輸入、資料管理及列印輸出，以提昇工程之管理效率。
5.建構一架設於網際網路之工程管理系統，突破目前Client-Server架構之工程管理軟體限時限地的缺點。
6.開發一架構於網際網路之資訊系統，並導入供應鏈體系概念，提供專案管理者及各參與單位（業主/設計/監造/承商）間一資訊共享及交換平台，提昇專案管理效率。
三、系統架構與流程
儘管專業軟體有不同的切入與強調重點，但是終究必須兼顧特定產業知識與資訊技術，而快速且有效整合IT Technique 與Domain Know-how等關鍵要素，提高系統實用性，即為專業軟體競爭之關鍵。
PMIS專案管理資訊系統即是成功的整合IT Technique與Domain Know-how二者要素，並架構在網際網路上，利用全球資訊網跨平台及易於使用之特性，改善現有之管理模式，藉以提高管理溝通效率。PMIS資訊系統架構如圖一所示，目的是提供專案往來的各單位一個資訊即時交換的系統平台，各單位的專案相關資訊都可以登錄至PMIS資訊系統中，進一步透過系統和其他單位共享資訊，並完成專案資訊即時傳遞的目標。
而PMIS資訊系統技術架構則如圖二所示，首先後端的資料庫儲存及管理主要是利用SQL Server、Stoblue Procedure、以及View的工具及資料庫語法來進行，而系統所在的Server則是利用ASP、VBScript、JavaScript等來撰寫系統主程式模組功能，而Server主系統和資料庫間，則是利用由VB、Delphi等高階語言撰寫之Component來做連結的工作，最後使用者Client端則是利用ASP、JavaScript等程式語法，於Client端處理初步之系統功能分類、篩選的系統工作。
PMIS資訊系統之操作主流程則如同下圖三所示，當使用者輸入自己的ID、密碼之後，系統將會自行判斷該員之系統權限、並搜尋系統資料庫中該員的待辦事項內容，及提報各模組與該員相關之管控結果。而使用者除了可以自待辦事項提報中自動連結模組功能，完成份內的管理工作外，也可以自行進入各模組功能選單中，依序完成每日之系統管理工作。最後當使用者登出時，系統亦會將相關之管理內容自動替使用者發送至其他相關管理單位、人員之待辦事項提報中，或是將管理結果產生之相關報表及資訊，提報給該專案相關之人員。
四、系統功能簡介
PMIS資訊系統包含專案基本設定、最新資訊提報、工程簡報、會議管理、文件往來、契約管理、圖說管理、進度管理、預算管理、品質管理、送審文件管理、日報管理、估驗計價管理等十三個模組。模組功能涵蓋之專業營建管理規劃、設計以及施工階段。針對各功能模組分別說明如下：
(一)專案基本設定中心
(1)人事單位基本資料管理：包括往來廠商（專案各參與單位）基本資料設定管理。
(2)專案人員權限設定：包括專案基本資料、專案參與單位、專案參與人員之權限設定及管理。
(3)應用程式下載：提供使用者下載系統應用之多媒體展示程式。如同圖四
(二)最新資訊提報模組
(1)個人待辦事項提報：系統依使用者權限及角色提示系統內個人待辦之作業項目及內容。
(2)工程各項管控重點提報：包括進度、品質、成本、日報、估驗等最新管理成果提報。如同圖五
(三)工程簡報模組
(1)工程基本資料展示說明：包括工程相關基本文字資料，以及工程相關圖面資料之簡報展示。
(2)工程現況資料展示說明：包括工程進度、品質、成本、日報、估驗現況，以及工程現況照片、影片等簡報展示說明。
(3)工程簡報資料維護：針對工程簡報模組展示之資料，包括工程項目、施工照片、施工影像等資料進行管理維護。如同圖六
(四)會議管理模組
(1)最近會議訊息提報：包括待開會議提示、最近會議記錄提示、待辦決議事項提示等。
(2)發佈會議通知：包括新增會議基本資料、發送會議通知、待發會議儲存編修等功能。
(3)查詢歷次會議記錄：包括召開後會議記錄輸入、會議歷史資料查詢及編輯等。
(4)會議決議事項追蹤：針對會議決議事項進行查詢、編輯及追蹤等工作。
(5)決議事項彙辦列印：針對所有會議決議事項內容及辦理情形，自動整理彙辦成決議事項彙辦表。如同圖七
(五)文件往來紀錄模組
(1)發文管制：包括發文紀錄查詢、已發文件正本單位簽收情形/辦理情形管制。
(2)收文管制：包括收文紀錄查詢、未簽收文件提示管制、簽收未辦理文件提示管制等功能。
(3)發送公文：包括編輯發送公文、備忘錄、聯絡單、以及待發文件儲存編修等功能。如同圖八
(六)契約管理模組
(1)設計契約管理模組：包括設計契約相關資料管理、設計契約變更情形管理及變更追加減帳紀錄管理等。
(2)施工契約管理模組：包括施工契約相關資料管理(含估驗計價相關規定)、施工契約變更情形管理及變更追加減帳紀錄管理等功能。如同圖九
(七)圖說管理模組
(1)設計圖說管理：包括批次轉入及單筆新增設計圖說資料、設計圖說資料查詢、瀏覽及編輯及設計圖說版次管制、送審紀錄管理等。
(2)施工圖說管理：施工圖說資料自動自設計圖轉換、查詢、瀏覽等。
(3)變更圖說管理：包括批次轉入及單筆新增變更圖說資料、變更圖說資料查詢、瀏覽及編輯及變更圖說版次管制、變更送審紀錄管理等。如同圖十
(4)竣工圖說管理：包括批次轉入竣工圖說、竣工圖說資料查詢、瀏覽等功能。
(八)進度管理模組
(1)專案整體進度管理：系統除了自動拋轉設計進度與施工進度管控之進度結果數據外，亦可讓工程管理者自訂專案整體進度中，其他如規劃、交屋等階段之進度管制資料，共同彙整成為專案之整體進度值。
(2)設計進度管理：包括設計進度月報管制資料管理、各分項設計圖說進度核定作業、分期送審資料維護與管制、以及各期送審設計進度統計計算等。
(3)施工進度管理：包括施工進度月報管制資料管理、轉入P3進度管制作業資料(包括工期、數量、最早/晚開始時間、最早/晚結束時間、後置作業等)、要徑作業列管追蹤，進度落後、工期逾期警示等施工進度管理功能。
(4)進度圖管理：將P3或CAD轉出之進度網圖及進度示意圖統一管理，提供線上查詢及瀏覽。如同圖十一
(九)預算管理模組
(1)轉入預算明細資料：系統提供和公共工程委員會委託本司開發之公共工程經費電腦估價系統(PCCES)，所拋出之預算明細表檔案完成整合功能，使用者可以於PCCES完成預算編製後，直接轉入系統再次運用。或是由任何一套可以轉存為Excel格式之預算編製軟體，經過些微調整後提供系統轉入。
(2)設計預算管理：包括預算審查紀錄管理、分次預算審查資料管理、分次送審概算資料圖表比較、送審預算項目修改查詢及不同版次送審預算差異比較分析等功能。
(3)施工預算管理：包括合約預算明細自PCCES或Excel檔案格式轉入及查詢、施工預算變更作業中契約項目新增、以及原契約項目數量追加減作業等。如同圖十二
(十)品質管理模組
(1)設計品質管理：包括分次設計圖說送審之圖說品質評鑑、設計圖說品質評鑑統計總表等功能。
(2)施工品質管理：包括施工品質例行查核分項之三級品管查核流程管制，各單位查核文件管理/線上瀏覽、施工品質管制總表編製等功能。如同圖十三
(十一)送審文件管理模組
(1)制定送審計畫分類：包括設計/施工階段送審分項共用資料庫之建置與選取。
(2)送審文件紀錄管理：新增及編輯設計文件送審紀錄、超連結每次送審公文往來紀錄、各分項送審計畫管制表編製等功能。如同圖十四
(十二)日報管理模組
(1)施工日報：包括承包商施工日報填寫及編輯、施工日報紀錄及列印等。
(2)監工日報：包括監造單位監工日報彙整及編輯、監工日報列印等。
(3)工作日誌：PCM工作日誌填寫及編輯、工作日誌紀錄及列印等功能。
(4)資料統計：包括出工、機具使用統計，以及晴雨表紀錄查詢等。如同圖十五
(十三)估驗計價管理模組
(1)估驗請款流程管理：包括承包商編輯各期估驗及列印估驗單、監造審查各期估驗及PCM複核各期估驗等功能。
(2)估驗紀錄相關報表：包括各期估驗彙整統計總表、估驗紀錄列表及結算明細分析等功能。如同圖十六
五、系統操作畫面
1. 工程簡報瀏覽畫面(請參閱圖十七)
2. 會議記錄畫面(請參閱圖十八)
3. 文件往來紀錄管理畫面(請參閱圖十九)
4. 圖說管理模組畫面(請參閱圖二十)
5. 分次預算比較畫面(請參閱圖二十一)
6. 預算明細轉入後工項資料畫面(請參閱圖二十二)
7. 進度項目管控畫面(請參閱圖二十三)
8. 日報管理畫面(請參閱圖二十四)
六、結 論
財團法人中華顧問工程司建築部研發之PMIS資訊系統，應用於專業營建管理技術服務專案，可提供工程管理者一個管控、了解專案執行狀況之資訊管理及溝通的平台。
透過資訊建置、同步共享機制，所有專案參與者可藉由系統完成訊息溝通、作業安排及追蹤之目的，並以系統化的方式進行資訊傳遞、存取與彙整計算，不但可提高資訊整理、查詢的效率，更可節省管理人員之人力，以及確保資料之正確性和一致性。
再者，由於整體系統建構於Web-Base技術架構上，不但可提供分散於各處的使用者將資料及相關分析結果立即反映至網路上，大幅縮短傳統資訊傳遞所浪費的人力與時間，更可解決現今工程管理限時限地的缺點。
未來，本工程司將持續依各專案實作狀況回饋資料，修正調整PMIS資訊系統之模組功能，使系統能與專案管理實務更趨一致；另一方面將繼續擴增系統附加功能，例如PDA無線資料擷取/傳輸、文件電子簽章等功能整合，俾使系統功能更臻完善，成為工程管理者最佳之輔助管理系統工具。
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